Automatiseren van het magazijn
Welke stakeholders heeft u nodig?
Aparte afspraken maken met uw stakeholders
Om succesvol een magazijn automatiseringsproject op te zetten, zijn veel partijen nodig. Directie, managers en medewerkers in uw eigen organisatie zijn de meest voor de hand liggende interne stakeholders. Maar magazijn automatisering raakt ook andere partijen buiten uw organisatie: de externe stakeholders.
Van stakeholders heeft u in eerste instantie vooral informatie nodig om uw plannen definitief vorm te geven. Bovendien zoekt u bij hen draagvlak en betrokkenheid om uw ideeën of plannen breder in de organisatie uit te rollen. Zodra het automatiseringsproject van start gaat, zullen alle stakeholders nauw met elkaar moeten samenwerken. Als u dit voorwerk goed aanpakt, heeft u daar tijdens de projectrealisatie veel profijt van.
Direct antwoord op uw vraag
Ik wil graag een vrijblijvend oriëntatie gesprek
Neem contact met ons op of bel 0172 44 6789.
Directie
U heeft hun akkoord nodig om de automatiseringsplannen voor het magazijn verder uit te werken. Bij de directie checkt u of uw ideeën passen in de bedrijfsstrategie die is uitgestippeld voor de komende jaren. Is die strategie – vertaald naar het logistieke proces - gericht op zo laag mogelijke operationele kosten? Of is juist snelheid of betrouwbaarheid van leveren het belangrijkste?
Als uw doelstellingen voor magazijn automatisering de bedrijfsstrategie ondersteunen, vraagt u toewijding om uw ideeën of plannen uit te werken. De directie geeft uiteindelijk ook het oordeel over de investeringsplannen voor automatisering.
Een heel cruciale rol. Een belangrijke vraag is van welke terugverdientijd hij uitgaat. Een hoogbouwmagazijn voor automatische opslag van pallets kost veel geld, maar gaat gerust tien, vijftien of twintig jaar mee. Die investering kunt u wellicht terugverdienen, maar niet binnen de drie jaar die uw financieel directeur misschien verwacht. Probeer eerst te achterhalen welke normen hij hanteert voordat u uw plan uitwerkt. En welke financiële ruimte is er voor dit soort investeringen. Als zijn antwoorden niet meteen overeenkomen met uw ideeën, neemt u dit mee in uw gesprekken met andere stakeholders en komt u later terug met nieuwe plannen of argumenten.
Om de steun van uw directie inclusief de financieel directeur te krijgen, gaat u uw ideeën of plannen aan hen ‘verkopen’. U toont aan hoe automatisering aansluit bij de bedrijfsstrategie en welke voordelen dit gaat opleveren op korte en lange termijn.
Voor een eerste akkoord hoeft u nog geen uitgewerkt kostenplaatje op te leveren. Is uw plan verder gevorderd, dan komt u met een eerste investeringsplan. Hierin is met cijfers (ruw) onderbouwd wat magazijnautomatisering kost en oplevert. Laat zien wat de huidige operatie kost en hoe die kosten zich ontwikkelen als niets verandert. Zet daartegenover de kostenbesparingen die automatisering van het magazijn u oplevert. Vul dit aan met andere voordelen zoals de verkorting van doorlooptijden of de daling van het aantal pickfouten. Probeer deze voordelen om te rekenen naar euro’s. Laat zien wat een pickfout daadwerkelijk kost. Maak een inschatting van de extra omzet die snellere levertijden opleveren.
Met een goed onderbouwd betoog krijgt u de directie aan uw zijde en daarmee ook meer ruimte voor investeringen.
Productie
Managers van deze afdelingen zijn verantwoordelijk voor de inkomende goederenstroom in uw magazijn. De toekomstige goederenstroom bepaalt voor een belangrijk deel de keuze van magazijnautomatisering oplossingen. Of u grote volumes in één keer ontvangt of kleine volumes verspreid over de dag, heeft immers een grote impact op de inrichting van het systeem.
Als u voor deze afdelingen de knelpunten in het logistieke traject weet op te lossen met magazijnautomatisering, worden deze managers uw belangrijkste promoters. Dan zijn ze ongetwijfeld ook bereid hun eigen processen aan te passen als dat automatisering dichterbij brengt.
Verkoop en marketing
Vraag hun steun naar de directie toe en zoek de samenwerking op. Als verkoop- en marketingmanagers eenmaal overtuigd zijn, krijgt u ongetwijfeld meer nuttige informatie van hen en kunt u doelstellingen beter op elkaar afstemmen.
Uw medewerkers
Zij begrijpen ongetwijfeld dat de werkwijzen in het magazijn gaan veranderen en daarmee ook hun functie. De onrust die dat geeft, wilt u voorkomen.
Betrek uw mensen zo vroeg mogelijk in het proces. Op de magazijnvloer leven vaak goede ideeën, die u kunt meenemen in uw plan. Neem hun ideeën serieus en vergroot zo de acceptatie.
Externe stakeholders
Stel uzelf de vraag of u, samen met uw team, voldoende kennis en capaciteit heeft om een goed ontwerp op te stellen en keuzes in systemen te maken. Is dat niet het geval, dan kunt u een adviseur in de arm te nemen of alvast een leverancier te selecteren. Zij kunnen uw data analyseren en op basis daarvan een eerste ontwerp maken.
Als automatisering vraagt om uitbreiding of nieuwbouw, dan heeft u andere stakeholders nodig: de architect voor het ontwerp, de gemeente voor de vergunning, de aannemer voor de bouw en wellicht de brandweer voor de brandveiligheid. Betrek deze partijen op tijd in het proces. Het aanvragen van vergunningen kan soms lang duren.
Maak niet de fout om eerst de architect een pand te laten ontwerpen en daarna pas over de inrichting na te denken.
Hoe selecteert u de juiste partij? Een slimme optie is leveranciers te vragen een ontwerp voor uw magazijn te maken. Zij beschikken immers over de juiste expertise en kennen de mogelijkheden van systemen vaak beter dan adviesbureaus. Overweeg met een partij in zee te gaan op basis van een openboekcalculatie of op basis van een engineeringsopdracht. En vraag naar hun referenties.
Uw volgende doel: een plan van aanpak voor automatisering van uw magazijn
Heeft u de stakeholders geïnventariseerd, alle informatie boven tafel gekregen en iedereen betrokken bij uw plannen? Dan kunt u nu concreter worden. De volgende stap is het opstellen van een plan van aanpak of projectplan.
Jungheinrich heeft een compleet - en heel overzichtelijk - stappenplan voor automatisering van uw magazijn klaar liggen. Wij nemen u mee door 4 fases en 12 stappen waarmee u heel praktisch een volledig plan van aanpak voor uw magazijnautomatisering kunt opstellen.
